Коротко

  1. Три письма на разных стадиях просрочки: мягкое напоминание (день просрочки), деловое письмо с указанием суммы и пеней (5-7-й день), предпретензионное письмо (10-14-й день).
  2. Право на проценты за просрочку возникает по ст. 395 ГК РФ автоматически, даже если пени не прописаны в счёте или договоре — ставка равна ключевой ставке ЦБ на период просрочки.
  3. Претензионный порядок перед судом обязателен для денежных споров между организациями и ИП (ч. 5 ст. 4 АПК РФ) — без него суд оставит иск без рассмотрения, пока порядок не будет соблюдён (п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ).
  4. Каждое письмо ссылается на номер и дату счёта, сумму и точный срок оплаты — без этого контрагенту легче тянуть время.

Просроченный счёт редко оплачивают сам по себе — нужен повод вспомнить. Три письма ниже покрывают путь от вежливого напоминания до подготовки к претензии.

Письмо 1: мягкое напоминание (день просрочки или днём раньше)

Цель — не обвинить, а напомнить: возможно, счёт потерялся в переписке или ушёл не тому человеку.

Добрый день! Напоминаем, что счёт № _____ от __.__.____ на сумму _____ ₽ должен быть оплачен до __.__.____. Если оплата уже отправлена — подскажите, пожалуйста, дату и реквизиты платежа, чтобы мы сверили поступление. Если счёт нужно перевыставить или уточнить реквизиты — сообщите, сделаем оперативно.

Что важно: указать номер счёта, сумму и срок — точные данные снижают соблазн ответить «а мы не получали». Ссылку на публичную страницу счёта можно приложить отдельной строкой, чтобы получателю не искать вложение.

Письмо 2: деловое письмо с суммой и процентами (5-7-й день просрочки)

Тон меняется — это уже не напоминание, а фиксация факта просрочки. Здесь уместно указать сумму процентов по ст. 395 ГК РФ, даже если договора с отдельным пунктом о неустойке нет: право на эти проценты возникает из закона.

По состоянию на __.__.____ оплата счёта № _____ от __.__.____ на сумму _____ ₽ не поступила. Срок оплаты истёк __.__.____, просрочка составляет ___ дней. В соответствии со ст. 395 ГК РФ за период просрочки начислены проценты в размере _____ ₽ (исходя из ключевой ставки ЦБ РФ). Просим погасить задолженность в течение 5 рабочих дней с даты этого письма.

Проценты по ст. 395 ГК РФ считаются по формуле: сумма долга × ключевая ставка ЦБ (действовавшая в период просрочки) / 365 (366 — в високосный год) × число дней просрочки. Если ставка менялась в течение периода — считать по частям, для каждого отрезка своя ставка.

Письмо 3: предпретензионное письмо (10-14-й день просрочки)

Это последний шаг перед официальной претензией. Письмо уже прямо предупреждает о претензии и суде — но пока не является претензией в юридическом смысле.

Уведомляем, что задолженность по счёту № _____ от __.__.____ на сумму _____ ₽ (с учётом процентов по ст. 395 ГК РФ — _____ ₽) не погашена. Если оплата не поступит до __.__.____, мы будем вынуждены направить претензию в порядке ч. 5 ст. 4 АПК РФ с последующим обращением в суд. Рассчитываем на урегулирование в досудебном порядке.

Если и после этого письма оплаты нет, следующий шаг — формальная претензия с расчётом суммы долга и процентов, направленная письмом с описью вложения или через ЭДО с подтверждением доставки: для суда важно доказать, что претензия дошла.

Что усиливает любое из писем

  • Точные реквизиты счёта. Номер, дата, сумма, срок оплаты — без них контрагент может сослаться на путаницу.
  • Публичная ссылка на счёт, если она есть — получателю не нужно искать письмо в переписке месячной давности.
  • Способ подтверждения доставки — почта с описью, ЭДО с распиской о получении, или хотя бы фиксация факта отправки на email, если дело дойдёт до суда.
  • Один канал на письмо. Дублировать одно и то же письмо в разных мессенджерах — это шум; для доказуемости важнее один зафиксированный канал.

Как не доводить до напоминаний

Часть просрочек — это не отказ платить, а неудобный счёт: реквизиты потерялись, QR-код не считался, PDF не открылся на телефоне. В бесплатном генераторе счетов счёт сразу получает публичную ссылку и QR-код по ГОСТ — контрагенту достаточно отсканировать код в приложении банка, не переписывая реквизиты вручную. Это не заменяет напоминания, но снимает часть технических причин просрочки.