Коротко

  1. Порядок для сделки с самозанятым: проверка статуса НПД → договор (не всегда обязателен) → счёт → оплата → чек из «Мой налог» → акт (если требуется по договору).
  2. Чек — не формальность, а обязательный документ: без него компания не подтвердит расход, а налоговая может расценить выплату как доход физлица без статуса НПД и потребовать доначислить НДФЛ и взносы.
  3. Для безналичных расчётов закон даёт самозанятому срок на чек до 9-го числа следующего месяца (ст. 14 ч. 3 422-ФЗ), но для бухгалтерии заказчика удобнее просить чек сразу в день оплаты — не дожидаясь предельного срока.
  4. Доход от услуги бывшему работодателю (менее 2 лет с увольнения) не признаётся объектом НПД (ст. 6 ч. 2 п. 8 422-ФЗ) — такая выплата облагается как обычный доход физлица по гражданско-правовому договору, а не как льготный доход самозанятого.

Работа с самозанятым выглядит проще, чем с ИП или ООО — не нужно ждать закрывающих документов от бухгалтерии контрагента, не нужно правильно указывать НДС. Но именно из-за этой простоты компании чаще путают порядок: платят раньше счёта, забывают про чек или подписывают акт там, где он не нужен. Ниже — последовательность, которая закрывает вопрос налоговой и бухгалтерии с первого раза.

Шаг 1. Проверить статус самозанятого

Прежде чем платить, убедитесь, что исполнитель действительно стоит на учёте как плательщик налога на профессиональный доход (НПД) — на сайте npd.nalog.ru есть бесплатный сервис проверки статуса по ИНН, без регистрации и входа. Это стоит делать не только при первом заказе, но и перед каждой крупной выплатой: человек может сняться с учёта НПД в любой момент (лимит дохода 2,4 млн ₽ в год, переход на другой налоговый режим, личное решение), и тогда все выплаты после даты снятия уже не подпадают под льготный налог — компания рискует получить чек, который налоговая не примет.

Отдельно проверьте, не был ли исполнитель вашим штатным сотрудником в последние два года. Доход от услуг бывшему работодателю в этот период не признаётся объектом налогообложения НПД (ст. 6 ч. 2 п. 8 422-ФЗ) — то есть льготный налог самозанятого к нему не применяется, и выплата облагается как обычный доход физлица по гражданско-правовому договору: заказчику как налоговому агенту придётся удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Шаг 2. Договор — когда он обязателен, а когда нет

Закон не требует письменного договора для каждой сделки с самозанятым. Для разовой небольшой услуги достаточно счёта-оферты: в счёте прописаны условия (что, за сколько, в какой срок), оплата — акцепт этих условий, отдельный документ не нужен.

Письменный договор нужен, когда:

  • сумма сделки крупная и стороны хотят прописать ответственность за срыв сроков или брак;
  • работа растянута во времени — несколько этапов, промежуточные платежи;
  • заказчик по внутреннему регламенту обязан иметь договор с любым внешним исполнителем (частая практика в компаниях с юротделом).

В договоре с самозанятым важно не использовать формулировки трудового договора — «режим рабочего времени», «подчинение внутреннему распорядку», «рабочее место». Это главные признаки, по которым налоговая переквалифицирует гражданско-правовой договор в трудовые отношения.

Шаг 3. Счёт

Счёт выставляет самозанятый — до оплаты, а не после. В счёте вместо реквизитов организации указывают ФИО полностью, ИНН физического лица (12 цифр, КПП и ОГРН отсутствуют), банковские реквизиты счёта (не номер карты — многие бухгалтерии такие платежи не проводят) и ставку «Без НДС»: самозанятые НДС не платят, никаких ставок в счёте быть не должно. Подробный разбор с генератором — в статье «Счёт от самозанятого юрлицу», выставить счёт можно бесплатно в конструкторе счетов.

Шаг 4. Оплата

Компания оплачивает счёт на расчётный счёт самозанятого — переводом с расчётного счёта юрлица, не наличными и не переводом «на карту по номеру телефона» от имени сотрудника: такой платёж сложно провести по бухгалтерии как расход компании.

Шаг 5. Чек из «Мой налог» — обязательный шаг, а не формальность

После поступления денег самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику — ссылкой, файлом или на бумаге. По закону для наличных и электронных средств платежа чек пробивается в момент расчёта, а для безналичного перевода — до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты (ст. 14 ч. 3 422-ФЗ). На практике для бухгалтерии заказчика удобнее не дожидаться предельного срока, а попросить чек сразу в день оплаты.

Для компании чек — единственное законное основание принять выплату к расходам при расчёте налога на прибыль или УСН «доходы минус расходы». Без чека выплата физлицу без статуса НПД может выглядеть для налоговой как доход по гражданско-правовому договору, по которому заказчику как налоговому агенту придётся удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Поэтому в договоре или счёте стоит сразу зафиксировать обязанность самозанятого передать чек в течение определённого срока после оплаты — например, в день поступления денег.

Шаг 6. Акт — только если это предусмотрено договором

Акт выполненных работ не обязателен для сделки с самозанятым: чек из «Мой налог» уже подтверждает факт оплаты и оказания услуги. Акт нужен дополнительно, если:

  • в договоре прямо прописана обязанность подписать акт по итогам работ;
  • объём или качество работ нужно зафиксировать письменно (например, для длительного проекта с этапами);
  • заказчику важно иметь документ с описанием именно объёма выполненного, а не только суммы платежа.

Если акт нужен, используйте генератор акта выполненных работ — форма подходит и для сделок с самозанятыми: реквизиты исполнителя-физлица заполняются так же, как в счёте.

Что чаще всего идёт не по порядку

  • Платят до выставления счёта — формально ничего не нарушает, но бухгалтерии сложнее провести платёж без основания; счёт лучше получить заранее, даже если он придёт день в день с оплатой.
  • Забывают попросить чек — без него расход просто не примут к учёту, а исправить задним числом сложнее, чем сразу прописать обязанность в договоре или счёте.
  • Подписывают акт там, где он не нужен — лишний документооборот для разовых мелких услуг, где достаточно счёта и чека.
  • Не проверяют статус НПД перед крупной выплатой — риск получить чек от человека, который уже снялся с учёта, и остаться без права на льготный расход.