Коротко

  1. Счёт на аванс — обычный счёт с пометкой «предоплата» или «аванс»; закон не требует для него отдельной формы.
  2. Если продавец на НДС, налог считается дважды: сначала с суммы аванса по расчётной ставке (20/120 и т.п.), потом с полной суммы отгрузки — с зачётом ранее исчисленного налога (п. 1 ст. 167, п. 8 ст. 171 НК РФ).
  3. После отгрузки счёт на аванс не переделывают и не аннулируют — выставляют новый закрывающий документ (накладную, УПД или акт) на фактически поставленный товар или услугу.
  4. Если аванс покрывает не всю сумму сделки, остаток по факту отгрузки выставляют отдельным счётом или отражают в итоговом закрывающем документе.

Предоплата — обычная практика: она снижает риск для исполнителя не получить оплату после того, как работа уже сделана. Проблема чаще не в самой предоплате, а в оформлении: как посчитать НДС, что писать в счёте, если товар ещё не отгружен, и как закрыть сделку документами, когда часть денег уже получена заранее.

Что писать в счёте на аванс

Счёт — не первичный документ и не имеет унифицированной формы, поэтому для аванса не нужен отдельный бланк. Указывают:

  • пометку «Предоплата» или «Аванс» в назначении платежа или в заголовке счёта;
  • ссылку на договор или спецификацию, по которой считается сумма (если отдельного договора нет — можно сослаться на устную договорённость или переписку);
  • сумму к оплате и, если применимо, ставку и сумму НДС;
  • срок действия счёта (когда обязательство выставить товар/услугу или вернуть деньги начинает отсчитываться).

Точный перечень товаров и их количество указывать необязательно — если на момент выставления счёта номенклатура ещё не зафиксирована, достаточно общей формулировки: «предоплата по договору №15 от 03.09.2026» или «аванс 50% за разработку сайта по договору №15». Выставить такой счёт можно в конструкторе счетов — поле «Назначение платежа» позволяет вписать любую формулировку.

НДС с аванса: считать дважды, а не один раз

Если продавец применяет НДС (не на «Без НДС» и не освобождён по ст. 145 НК РФ), налог с предоплаты нужно посчитать в момент получения денег — это отдельный от отгрузки момент определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). НДС с аванса считается по расчётной ставке: 20/120 для ставки 20%, 10/110 для ставки 10% и так далее — то есть налог выделяется из уже полученной суммы, а не начисляется сверху.

После отгрузки товара или оказания услуги продавец:

  1. начисляет НДС с полной стоимости отгрузки по обычной (не расчётной) ставке;
  2. принимает к вычету НДС, который был исчислен ранее с аванса (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ) — так налог не платится дважды с одной и той же суммы.

На практике это означает, что при получении аванса нужно выставить авансовый счёт-фактуру покупателю (если покупатель на НДС и хочет заявить вычет), а после отгрузки — обычный счёт-фактуру или УПД на полную сумму. Если продавец работает на УСН или как самозанятый без НДС, этот раздел его не касается — в счёте просто указывается «Без НДС».

Если аванс покрывает не всю сумму

Частая ситуация — предоплата 30-50%, остаток после отгрузки. В этом случае:

  • на аванс выставляется отдельный счёт на соответствующую сумму;
  • остаток либо выставляется отдельным счётом по факту отгрузки, либо сразу указывается в закрывающем документе (накладной, УПД, акте) с пометкой, что часть суммы уже оплачена авансом.

Хранить оба счёта (на аванс и на остаток) стоит вместе с договором и закрывающими документами — при проверке налоговая сверяет, что сумма аванса и сумма отгрузки в сумме дают полную стоимость сделки по договору.

Как закрыть счёт на аванс после отгрузки

Счёт на аванс не аннулируется и не переделывается задним числом — это обычный документ-основание для платежа, который уже сыграл свою роль. После фактической передачи товара, выполнения работ или оказания услуги оформляется отдельный закрывающий документ:

  • накладная или УПД со статусом 1 — для товаров, если нужен именно передаточный документ и счёт-фактура в одном; сформировать можно в генераторе УПД;
  • акт выполненных работ — для услуг и работ; форма и генератор — в конструкторе актов.

В закрывающем документе указывают полную стоимость сделки, а не только остаток к доплате — сумма ранее полученного аванса упоминается отдельно (в тексте документа или в сопроводительном письме), чтобы у обеих сторон совпадало, сколько уже оплачено и сколько осталось.

Частые ошибки со счетами на аванс

  • Не выделяют НДС с аванса отдельно — компания на НДС получает предоплату, но не считает налог в момент получения денег, а вспоминает только после отгрузки; при проверке это расценивается как занижение налоговой базы за период получения аванса.
  • Путают счёт на аванс с закрывающим документом — пытаются «дополнить» тот же счёт после отгрузки вместо того, чтобы выставить накладную, УПД или акт.
  • Не указывают, что часть суммы уже оплачена авансом — в закрывающем документе фигурирует полная стоимость без ссылки на аванс, и бухгалтерии сложно свести платежи.
  • Забывают срок действия счёта — счёт без срока действия можно оплатить в любой момент, включая случай, когда цена или условия сделки уже изменились; в счёте стоит явно указывать, до какой даты он актуален.