Коротко. УПД = счёт-фактура + накладная в одном документе. Плательщик НДС — статус 1, без НДС (УСН, патент) — статус 2. Для ЭДО нужен XML по формату ФНС 5.03, бумажная форма — для архива. УПД не заменяет счёт на оплату: счёт — до денег, УПД — после отгрузки.
Каждая отгрузка требует закрывающих документов. Классика — счёт-фактура плюс товарная накладная ТОРГ-12 (или акт для услуг). Альтернатива — один универсальный передаточный документ. Разбираем, когда УПД удобнее и как не ошибиться со статусом.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке. Форма рекомендована письмом ФНС № ММВ-20-3/96@ ещё в 2013 году и с тех пор стала стандартом де-факто: один документ вместо двух — меньше бумаги, меньше расхождений между «парными» документами, проще архив.
Статус 1 и статус 2
У УПД два режима работы:
| Статус | Что заменяет | Кому нужен |
|---|---|---|
| 1 | Счёт-фактуру И накладную (акт) | Плательщикам НДС |
| 2 | Только накладную (акт) | Тем, кто не выставляет счёт-фактуру: УСН без НДС, патент |
Главная ошибка — статус 2 у плательщика НДС: покупатель не сможет принять налог к вычету, и документ придётся переделывать. Если вы выделяете НДС — всегда статус 1.
Когда УПД выгоднее пары документов
- Работаете с сетями и крупными покупателями — большинство просит именно УПД: их учётные системы заточены под один документ.
- Много мелких отгрузок — вдвое меньше документов на подпись и хранение.
- Электронный документооборот — операторы ЭДО работают с УПД в формате XML по приказу ФНС ЕД-7-26/970@ (актуальная версия формата — 5.03). Бумажный документ в ЭДО не отправишь.
Пара «счёт-фактура + ТОРГ-12» остаётся уместной, если контрагент прямо просит её (бывает у бюджетных учреждений и организаций со старыми учётными политиками).
УПД и счёт на оплату — не одно и то же
Счёт выставляют до оплаты — это предложение заплатить. УПД оформляет свершившуюся отгрузку. Правильная цепочка простой сделки: счёт → оплата → отгрузка → УПД. Удобно, когда УПД создаётся из счёта одной кнопкой — данные не расходятся.
Как выставить УПД
Быстрый вариант — генератор УПД онлайн: заполните продавца и покупателя по ИНН, добавьте позиции — печатная форма готова. Если контрагент работает через оператора ЭДО, потребуется УПД в XML: в бесплатном кабинете он выгружается одной кнопкой в формате ФНС 5.03 и загружается к любому оператору или в 1С.